「たとえ同じオフィスにいなくても、強い信頼関係がコラボレーションを生む」
これからの働き方は確実にハイブリッドになるでしょう。グローバル企業は、従業員に少なくとも週に2、3日オフィスに出社することを求めています。これには、対面でのコラボレーションや文化の醸成が有益であるとされているからです。確かに、伝統的な考え方では、従業員同士の「物理的な近さ」がより良いコミュニケーションとコラボレーションをもたらすとされています。しかし、同時に物理的な近さが欠けている場合でも、信頼関係の強さ（人間関係の深さ）がその不足を補うことができることが明らかになりました。
「物理的な近さ」をテストする
世界的ビジネススクールINSEADとIESE教授陣による研究は、あるグローバル製薬会社のオフィスが新しい場所に移転する機会を利用して、実験を実施しました。新しいオフィスはオープンフロアレイアウトとホットデスク制度※を採用しており、従業員は固定のデスクを持たず、自由に座席を選ぶことができました。
（※ホットデスク制度とは、オフィス内で従業員が固定されたデスクを持たず、その日に空いているデスクを自由に使うことができる働き方を指します。従業員は毎日異なる場所に座ることができるため、柔軟性が高まり、オフィススペースの効率的な利用が可能になります）
この研究は従業員に、職場でよく連絡を取る相手や、その相手との関係性の深さ、さらに彼らの仕事のスタイルについて確認しました。また、移転前後の各従業員のデスクの位置に関するデータも収集しました。
そして、移転前後の物理的な距離と人間関係のネットワークの変化が、コラボレーションにどのような影響を与えるかを調べました。その結果、「物理的な近さ」と「信頼関係の強さ」の両方が、コラボレーションの効果と正の相関があることが明らかになりました。
「物理的な近さ」の価値
物理的な近さに関連する価値は、十分に評価されていないかもしれません。以前の研究では、他者に近いことで、他者に連絡を取る機会が増え、仕事中に発生する問題を解決するために必要なコミュニケーションの量と質が向上することが示されています。
例えば、日本の企業文化においては、オフィスでの対面コミュニケーションが特に重視されます。同僚と物理的に近い場所にいることは、頻繁なコミュニケーションを促進し、信頼感を深め、より効果的な協力関係を築く助けとなります。これは、仕事の質と効率を高める要因の一つです。
信頼関係の重要性
信頼関係の強さ（人間関係の深さ）に関しては、強い社会的な絆を持つ人々は、自然と協力して働く意欲が高まり、コミュニケーションや相互作用の質を向上させるために、より多くの時間と努力を費やす傾向にあります。
また、日本の職場においても、共通の友人や同僚を持つことが、信頼を築くための安全な空間を提供し、良好なコラボレーションを促進する重要な要素となります。たとえば、社内での共通のプロジェクトやチーム活動を通じて、互いの関係を深めることが期待されます。
距離があっても信頼が協力を生む
驚くべきことに、この研究では、物理的に離れている人々であっても、共通の知り合いがいると、信頼や協力が進む効果が、近くにいる人たちと同じくらい強いことがわかりました。つまり、物理的に近くにいることと信頼関係の強さはお互いに補完し合うことができ、強い信頼関係があれば、たとえ距離があっても効果的に協力できることを示しています。
重要なアクション
リモートワークやハイブリッドワークが増加する中、企業はワークスペースやチームの編成方法において新しいアプローチを模索しています。これには、次のようなアクションが含まれます。
- デスクの割り当てを変える
- 従業員に自宅や他の場所で働くことを許可する
- これらの選択肢を組み合わせる
しかし、これらの変更は従業員間のコラボレーションに影響を与える可能性があります。
効果的なコラボレーションを確保するためには、新しいレイアウトを設計する際に、物理的な近さ（プロキシミティ）と信頼関係の強さ（人間関係の深さ）の両方を考慮することが重要です。たとえば、日本の企業では、社員がリラックスして交流できるカフェや休憩スペースを設けることで、職場での信頼関係を築くことができます。
また、地理的に分散している組織では、信頼関係を促進するために、より意図的な取り組みが必要です。具体的には、以下のアクションが考えられます。
- オンラインの雑談セッションを設ける
- グローバルコラボレーションデーを実施する
- メンターシッププログラムを導入する
最終的に、物理的な近さの潜在的な価値を過小評価するべきではありません。オフィスに出社しても、自分の作業スペースにこもるだけでは、貴重な機会を無駄にしてしまいます。特にリモートワークが将来的に可能性として存在する場合、組織は次のようなインフォーマルな集まりを積極的に開催し、仲間意識を醸成することが重要です。
- 昼食会
- 社交イベント
- コーヒーチャット
ハイブリッドな世界での成功したコラボレーションには、多面的なアプローチが必要です。それは、新しいアイデアを試し、テクノロジーを活用し、その効果を測定することを含みます。物理的および社会的なつながりを奨励することで、場所がチームワークや共通の成功の障壁になることはなく、活気ある職場環境を創り出すことができます。
この記事の内容は、INSEADのマッシモ教授、サイモラレス教授、マニュエル教授そしてIESE Business Schoolのマッシモ教授の知見に基づいています。